5 consigli per migliorare la produttività al lavoro

Essere multitasking non è una cosa buona, denota invece l’incapacità di una persona di concentrarsi su una sola importante attività disperdendo l’attenzione fra mille piccole e secondarie. E non è finita qui: secondo il neuroscienziato Daniel J. Levitin, il multitasking ci rovina il cervello, bombardato da un eccesso di stimoli e richieste. Ma il vero colpo di grazia è la rilevazione che essere mutitasking significa essere meno efficienti.
Non è difficile intuire che essere continuamente interrotti nelle nostre attività non porta a nulle di buono, ma leggere che porterebbe addirittura a una riduzione delle nostre capacità cognitive questo è veramente un colpo basso. Ma allora come posso ottenere l’effetto contrario cioè essere molto efficiente?

Ecco 5 consigli che promettono di farci ‘smazzare’ il 90% del lavoro prima della pausa pranzo.

produttività in ufficio1. Relazioni, email, report si fanno la mattina
Diversi studi hanno dimostrato che scrivere aiuta il cervello a focalizzarsi e aumenta la produttività. Per questo molti esperti di time management consigliano di annotare per iscritto le informazioni per facilitarne il ricordo. Se dovete scrivere relazioni, email, contratti, report fatelo subito la mattina: la qualità sarà migliore e il resto della giornata passerà più facilmente.

0DUsLVhV2. Programmate delle pause (e mettete la sveglia per ricordarvene)
Ricaricare le batterie è fondamentale per la vostra produttività, quindi definite un orario di pausa, possibilmente sempre intorno alla stessa ora e programmate la sveglia del vostro cellulare perchè vi ricordi di fermarvi un momento. La pausa dovrebbe durare intorno ai 10 minuti (massimo) e dovrebbe essere utilizzata per alzarvi un momento dalla sedia, sgranchirvi, andare a prendere un caffè. Non allungatela troppo altrimenti perdete la concentrazione! Anche una pausa così breve sarà molto utile.

write-593333_6403. Pianificate la vostra giornata la sera prima
Prima di andare a dormire fate la lista delle attività che volete portare a termine il giorno seguente e quando, a grendi linee, pensate di lavorarci. Cercate di essere realistici, non caricatevi di troppe attività e prevedete un tempo ragionevole per portarle a termine, considerato che ci saranno poi gli imprevisti. Quando completate un task eliminatelo dalla lista, dà un senso di soddisfazione che ha valenza motivazionale. Se non riuscite a completare un’attività, inseritela come prima della lista la mattina dopo e completatela prima di iniziarne di nuove.

4. Non trascinate le decisioni a lungo
Quando vi trovate di fronte a una decisione prendetela entro un minuto e non ripensateci più. La maggior parte delle volte, la prima reazione di fronte a un problema è quella giusta ma tendiamo a pensarci e ripensarci fino a quando non siamo più in grado di scegliere. A meno che non vi troviate di fronte a scelte complesse, decidete e passate all’attività successiva.

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5. Usate la regola 80/20
Diverse ricerche hanno dimostrato che il 20% di quello che facciamo genera l’80% del risultato. Ovvero, tralasciate le attività non importanti o strategiche aumenta la produttività. Di fronte a un progetto cercate di dividerlo in fasi, eliminate dalla vostra lista di cose da fare quelle che non producono risultati e concentratevi su quelle che incidono veramente sulla buona riuscita finale dell’attività. Così facendo ridurrete le attività ma otterrete un buon risultato.

Cosa ne pensate vi sembrano dei buoni consigli? La prossima settimana ve ne proporrò altri 5 ma intanto proviamo a seguire questi e confrontiamo il risultato!

About Elena

Elena
Appassionata di comunicazione da sempre, mi sono occupata di relazioni con la stampa per oltre 15 anni in diverse agenzie e poi in azienda. Dopo la nascita di mia figlia ho deciso di lavorare in modo diverso e oggi collaboro come consulente con diverse realtà, principalmente di piccole dimensioni, per aiutarle nella comunicazione soprattutto sui social network. Mi piace leggere, scrivere e cucinare. Mi appassionano la fotografia, Pinterest, lo scrapbooking e la stampa 3D.

3 comments

  1. Condivido !
    Circa il punto 4 mi permetto di ricordare una mia frase:”molto meglio una decisione, magari sbagliata, subito che quella giusta quando troppo tardi”. Non la si può tirare troppo in lungo nel prendere decisioni e , come anche riportato nel punto indicato, di solito all’inizio ci si prende. Per cui…

    Quanto a organizzare la giornata un punto importante sui mail. Nelle aziende c’è una incredibile quantità di mail inutili. Suggerisco un criterio (io l’ho sempre messo in pratica…): rispondete sempre e puntualmente solo nel caso di mail veramente urgenti o che vi vengano chiesti direttamente dal vostro capo.
    Nel caso di altre richieste…aspettate !
    Se dovessero essere importanti di certo qualcuno vi solleciterà dopo qualche tempo una risposta.
    Nel caso non avvenga…non avrete buttato del tempo per nulla !!!

    Funziona !!! ne ho le prove 😉

    Enrico

  2. Elena

    Ciao Enrico,
    grazie per il tuo commento, sono assolutamente d’accordo sul tema delle decisioni; lavorare con persone che non prendono una decisione bloccando così interi progetti è una delle cose più odiose che possono succedere.
    Riguardo al punto sulla mail scriverò qualcosa nei prossimi 5 consigli; quello che scrivi sulla quantità di email inutili è verissimo, e la tecnica di non rispondere a tutte diventa a volte una questione di sopravvivenza. Ma mi limiterò a consigliare di non lasciare che siano le mail che riceviamo a dettare il programma della nostra mattinata di lavoro, insomma sarò ‘politically correct’ 🙂
    Ecco la seconda parte dei consigli nel nuovo post che ho scritto sull’argomento: http://from9to9.com/5-consigli-per-piu-produttivita-e-meno-stress/
    Buona giornata
    Elena

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